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公司应用电话会议的优点    

有些企业开会需要把员工召集到总部或某个会议室,这样员工需要花费大量的交通费和时间在去总部的路上,有些紧急情况会因为不能马上进行开会讨论而错过一些业务机会,使用我公司提供的电话会议系统企业用户不需要专门的中心会议室,参加会议的人员可以分布在任一地点,如总部的员工可以在自己的办公桌上用自己的分机打入可以不用花电话费参加会议,外地的员工可以用IP的方式打入参加会议,极大地方便了会议的召开。而且可以随时发起会议,使紧急的事情可以得到马上的集体会议讨论

随着企业对现代化通信系统的要求越来越高,电话会议系统在企业电话系统中的应用越来越多,它可以极大地提高企业工作效率,改善企业的管理,提升企业的竞争力。目前有一种远程会议系统是专用的可视电话会议系统,这种系统可以将图像与声音同时传送,使用户有亲临会场的感觉,但是它要有专用的会议中心、专用的会议终端设备以及专用的信息传输线路,系统造价和使用费用均相当高,一般用户难以承受。

为了突破传统电话会议系统的功能局限性,降低采用可视电话会议系统的高昻成本,本公司采用先进的CTI技术和设备,推出了HK2000 Conference电话会议系统,具有超强的会议能力(同时可建立多个会议,每个会议同时可以设多个全功能会议座席,会议语音效果清晰流畅),并且利用计算机控制技术使操作变得简捷、方便,得到用户一致的好评。同时用户可以使用普通电话终端(包括固定电话和移动电话)进入会议,使用本系统的企业用户不需要专用的中心会议室,参加会议的人员可以分布在任一地点,极大地方便了会议的召开。

二、系 统 特 点

1、系统采用高质量的语音电话会议资源卡,不论多少人同时参加会议,语音均自然清晰;
2、内置回波抑制功能,在多人同时说话时消除回音,使与会人员接听自然清晰;
3、采用独特的信号音消除功能,即使在模拟电话线上任意一方会议挂机,系统自动识别拆线而不影响会议其他方的进行;
4、采用独特的双音多频信号消除功能,使参加会议任意一方的按键操作,不会被其它参加会议者听到;
5、强大的会议能力,可同时进行多个会议,每个会议同时能有多个全功能坐席参加;
6、超大的会议规模,会议之间可以进行级连,组成更大规模的会议;
7、系统可以单独使用,直接连接外线(包括模拟线或数字线);
8、系统支持多种通信线路信令:模拟线、一号信令,ISDN PRI,七号信令等;
9、系统可以与交换机系统配合使用,直接融入办公自动化系统;
10、具有IVR 语音引导功能,可引导呼入用户选择进入会议;
11、内置会议录音功能,可以对会议进行实时录音;
12、支持密谈功能,适合呼叫中心等多种形式的应用系统;
13、任一普通电话终端(固定电话或手机)均可参加会议,方便会议随时随地召开;

三、系 统 功 能

1、采用Windows操作系统,管理界面友好、方便;客户端界面友好,不用专业培训即可轻松撑握使用方法。
2、系统可实时监控各会议通道的使用情况,并记录参加会议各方的日志记录;
3、企业内部组织会议者可以通过自己的会议客户端快速查找到参加会议人员资料,并立刻建立会议(无需一一拨打电话);
4、系统可以为会议者提供密室功能(即正在开会的某些人可以建立秘密会谈室,进入密室的与会者的谈话内容只限与密室内的人可以听见,也不会影响原来会议的正常进行)
5、系统最小配置为一台PC,8个语音会议通道,一个节点最多可扩至480个语音会议通道;不同的节点通过TCP/IP 联网。用户可根据实际情况,平滑升级。模块性强,易于系统扩容;
6、操作人员可以利用计算机控制台直接单键点击呼叫开会,可以实现会议调度系统。

四、系统主要功能使用说明

1. 主叫拨入主动参加会议:参加会议的各方将电话直接拨入会议系统某个端口,根据系统语音提示选择加入某个会议,参加会议的各方可以随时退出会议而不影响会议的其他方;
2.系统呼叫参加会议的各方电话:会议组织方通过客户端查找到要参加会议的各方资料,建立会议,系统将自动呼叫这些电话,呼通后自动加入会议;
a.客户端操作界面: 通过以上操作界面可以实时监控各会议室的使用情况和各个会议室会议座席的状态,并且可以随时终止某个会议座席的会议。
b.组织会议操作 当某个管理员想组织会议时,只需点击菜单“会议呼叫设置”项,如下界面:管理员只需将候选人员加入到左边的会议人员中,再点击“呼叫”按扭即可建立会议,系统自动呼叫会议各方的电话号码,呼通后将自动加入设置的会议室,呼叫失败自动重新呼叫;
c.建立经常参加会议的用户资料

五、典型应用说明

电话会议正在成为世界上具有多分之机构的企业或政府系统提高办公效率的必备手段。“电话会议系统”把分布在全国乃至世界各地的分支机构用普通的电话网联结起来,使得信息交换变得快捷、方便,决策迅速、准确。但是由于历史和技术等原因,很多单位或部门机构召开电话会议必须通过电信局。HK2000 Conference 电话会议系统,使公司和部门无需通过电信局即可随时召开电话会议,该系统使电话会议的召开变得及时、廉价。并且可以为公司或部门机构节省大量的会议费用,及时传达指示与交换信息。

六、使 用 步 骤:

召开电话会议:该系统一般可以提供以下几种召开会议的方式,您可根据实际需要进行设置:
(1)与会者自行拨入方式:每个会议参加者无论身在何处,只要拨打一个特定的电话码,然后输入会议密码,即可加入会议。
(2)召集者拨出方式:由会议召集人逐个拨通与会者号码,再经会议召集人证实与会者身份后加入会议。
(3)混合方式:即用户可选择一部分与会者自行拨入,一部分与会者则由会议召集者逐个拨出召集。
(4)群呼方式:由系统自动呼叫主持人和所有成员参加会议。


 
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