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电话会议的远景    

虽然现在看来十分简单,但在几年以前,为几位同事安排一次电话会议可不是一件容易的事。毫无疑问,人们通过电话通话有很多好处,但不可否认的是,将电话会议作为企业的一种交流工具仍然存在一些不足之处。例如,与会者看不到其它参与者的表情,不能查看文件,也无法共享数据。ID的研究经理Robert Mahowald解释说:“电话会议提供了讲解,但不能演示。”

随着互联网的兴起以及以网络为中心的商业实践的发展,许多公司立即转向了视频会议,有些公司则采用允许多个小组实时共享文档和合作开展项目的Web会议应用。目前,某些公司,包括大量中小型企业(SMB),正在将这些功能结合起来,利用多媒体会议技术召开虚拟会议,使工作更快捷,提高了工作效率。

多媒体会议技术是一种强大的工具,能够帮助企业实现有效的交互式协作。例如,无论某位专家离贵公司有多远,只需发出简短的邀请函,您就可以邀请该专家参加虚拟会议。销售代表可以为客户提供更生动的在线演示,例如播放正在推销的应用或服务的实用录像。大企业可以使用全套应用,小公司则可以根据自己的要求和预算选用其中的某些功能。

千里来相会

多媒体会议最出色的功能之一是能够帮助各机构克服网络通信的固有限制,使与会者感觉到面对面会议的亲切感。参加多媒体会议时,与会者首先通过用户友好型Web界面登录应用。登录之后,与会者将能够看到其他参与者的姓名,能够知道某个时刻谁正在发言,能够查看文件、演示、录像以及别的与会者通过PCs共享的其它材料。

用户能够参与在线讨论,这项功能与面对面传统会议相似,即与会者能够“面对面”讨论问题。利用各种专用工具,用户还能够共同编辑和注释文件,举行投票,并立即得到反馈意见。

例如,某位与会者可以作为在线研讨会的主持人,并利用幻灯片、录像片及其它文档阐明自己的观点。与电话会议相比,远程与会者可以更加积极主动地参与会议,因为他们可以看到演讲者的演讲材料,即从自己的电脑屏幕上观看幻灯片及其它材料。与会者可以提问,也可以按照主持人的要求朗读相关材料。由于具备上述功能,多媒体会议的应用极为广泛,包括销售演示、人力资源会议和公司大会等。

同样,项目组的成员之间也可以跨时区合作。各成员不必在聚于同一城市的会议室,他们可以悠闲地在办公桌旁、旅馆房间或其它远程位置参加会议。与会者能将每月报表加载到工作区,供其他人查阅;也可以用Microsoft PowerPoint作一个简短的汇报,然后征求其他人的意见。

集成视频为多媒体会议增加了另一色彩。例如,一组医生可以同时查看X光片或视频片段,以便为某位病人制订最佳医疗方案。同样,分散在各地的律师不需要离开各自的办公室就可以通过网络针对同一个案件展开讨论。

另外,基于网络的多媒体会议还能与其它应用集成在一起,包括很多人已经非常熟悉了的Microsoft Outlook、Lotus Notes、Salesforce.com和Seibel CRM应用。

改善业务流程

多媒体会议给业务流程带来的变化是巨大而积极的。思科系统公司多媒体会议事业部副总裁兼总经理Rick McConnell说:“总体大于分体。多媒体会议不但能创造新的收入机会,缩短销售周期,还能增加前所未有的亲切感。”

多媒体会议需要安全、可靠、可扩展的网络基础设施来提供坚实的性能。最重要的是服务质量。Mahowald说:“多媒体会议与单个数据库或电子邮件应用的运行不同,它是一个实时应用,用户希望它能够像传统电话那样的可靠。”

体验纯益

在越来越激烈竞争和需要对快速、灵活地变化市场作出反应的时代里,多媒体会议不但能满足这些要求,还能为企业节省资金。由于人们不必再千里迢迢奔赴各地参加各种会议,节省了大量的宝贵时间,因此,多媒体会议即节省差旅费,又提高了生产率。

Wainhouse Research的高级分析家及合作伙伴E.Brent Kelly说:“小企业遇到的最大问题是客户的地域分布范围较广。由于许多中小型企业没有财力在多个地点置办相应的设备,因而无法实现移动销售人员或经常出差人员与他们的领导之间的协作。”

中小型企业必须在多媒体会议与期望投资回报(ROI)之间达到平衡。Web会议和多媒体应用的花费一般为每用户每年200~300美元,每个系统每月数百美元。这些成本看似很高,但回报也很可观。Mhahowald说,许多企业在六个月之内就收回了成本,某些企业甚至在几周之内就实现了盈亏平衡。

会议应用还在不断发展。例如,利用某些企业软件应用,用户只需右击Outlook中基于上下文的菜单,就可以立即启动Web会议程序。Mahowald说,这种功能代表着新兴协作式企业新的发展方向。他说:“当企业能够在强大的虚拟环境中将员工连为一体时,合作产生的效益将是十分巨大的。”


 
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